以下の 5 つのヒントを参考に、Mac 上で Apple Mail の隠れたパワーユーザー機能を活用しましょう

毎日使っているかもしれませんが、誰もが当たり前だと思っているメールアプリには奥が隠されています。 AppleInsider は、Mac でメールの動作を難しくするためのお気に入りの 5 つのテクニックを公開します。

最も避けたいのは、メールに長時間費やすことです。しかし、ここで Apple Mail をもう少しだけ活用すれば、その後ずっと多くの時間を節約できます。上位 5 つのヒントでは、メッセージをより速く見つける方法と、不要なメールによって中断されないようにする方法について説明します。

さらに、誰かに 100 回メールを送信したにもかかわらず、その相手が連絡先リストに表示されないという、非常にまれではあるが非常に困惑する瞬間に対処する方法も説明します。

これら 5 つのヒントはすべて Mac 上の Apple Mail に関するものです。 Mail は iOS でも機能しますが、すべての機能を備えているのは macOS バージョンです。

1. 邪魔されるのをやめる

電子メールは素晴らしい、電子メールは素晴らしいですが、電子メールは気を散らすものでもあります。新しいメッセージが届くたびに Mac がピーピーという音を立てていると、集中できなくなります。このブザー音には注意を払う必要があり、そのように設計されています。

ただし、ここではあなたが責任者なので、中断される回数を減らすことができます。

に行く郵便をクリックしてください設定[全般] タブが表示されます。

左側はメールの設定方法です。15 分ごとにチェックされます。右側には、「自動」から「毎時間」までのオプションがあります。手動オプションもあります。これは正式には、ユーザーが指示するまで Mail は新しいメッセージを検索しないことを意味します。

実際には、新しいメッセージを送信するために「メール」にアクセスすると、Apple はその機会を利用して新しいメールもチェックします。

手動では重要なメッセージを見逃す可能性があり、送信しようとすると突然他のメッセージがあなたを待っていることが確実になるため、手動はお勧めしません。

同様に、「自動」もお勧めしません。つまり、誰かがあなたにメールを送信すると、Mail がそれを見つけて知らせます。他のすべての設定では、代わりにメールのみが一定の間隔で参照されます。

私たちが好む間隔はご存知の通り、15 分ごとが適切なようです。メールが表示されるまでの間隔が長ければ良いのですが、集中できることと重要なことを見逃さないことのバランスを取る必要があります。

ただし、あなたにメールを送ってくる人の中には、他の人よりも重要な人もいます。これらの人々に対して別の間隔を設定することはできませんが、重要な人からの通知でない限り、決して通知を鳴らさないように Mail に指示することはできます。

遠方の親戚からメールが届いてから 1 時間以内に連絡がなかった場合、どちらも気付かないでしょう。上司にすぐに返信しないと、すぐにそのことがバレてしまいます。

そこでまず、メールが新しいメッセージをチェックするまでにどれくらいの時間待機する必要があるかを実験しました。それから、重要だと思われる人からのメールでない限り、すべての新しいメールに対するブザー音と通知をオフにしました。

左側には、重要なメール (VIP) が来た場合にのみ通知を受け取りたいと述べた基本設定があります。右側は、誰かが VIP であることを示す方法です。メッセージ内の名前をクリックし、メニューから選択します。

VIP を追加しすぎないでください。私たちには家族がいて、現在一緒に働いている人たちがいます。プロジェクトが完了したら、しばらく待つかもしれませんが、最終的にはそれに関わる VIP を排除します。連絡先から削除しているのではなく、VIP ではなくなったと言っているだけです。

2. 誰でも何でも見つけられる

Apple Mail の右上にある検索フィールドをクリックできることはすでにご存知でしょう。ただし、クリックするのではなく、キーストロークを使用します。コマンド + オプション + Fその代わり。

私たちは何かを見つけたいときはいつでも、指が自動的に Command-F を押してしまう傾向にあるので、これは見逃しがちです。この場合、検索は呼び出されますが、現在選択されているメッセージ内のみが呼び出されます。

古いメール、またはメールボックス全体のどこかにある可能性のあるメールを探すには、コマンド + オプション + Fそしてコマンドを入力します。

通常、Mail は入力された内容を検索しますが、特定の語句を認識すると、代わりに指示として認識した内容に基づいて動作します。そこで、「12 月」という単語を入力して、おそらくその月のメッセージを探している数字をメールします。正しい場合は、ドロップダウンから「2017 年 12 月」を選択してください。

そうでない場合、本当にその時間を探しているのであれば、誰かがその曲を勧めました長い12月Counting Crows の曲なのか、ジャスティンビーバーの曲なのか思い出せない場合は、入力を続けてください。

1 か月だけではなく、より具体的な情報を取得することもできます。この検索バーに「9/1/17-10/3/17」と入力してみると、これら 2 つの日付間のすべてのメッセージが表示されます。

同様に、「添付ファイル」という単語を入力し始めると、Mail はすぐに添付ファイルのある電子メールを検索することを提案します。

連絡先も検索できるため、添付ファイルがあり、昨年 12 月に送信されたサンタからのすべてのメッセージを検索することもできます。これを実行すると機能しますが、検索は名前、添付ファイル、日付の順序で行ってください。そうしないとメールが混乱することがわかりました。

3. 以前の受信者

あなたが親友だと言い続けているため、友人がトム・クルーズのメールアドレスを尋ねてきました。ただし、連絡先アプリを開いて連絡先をコピーしようとすると、その男性はどこにも見当たりません。

あなたがふざけていて、彼のことを本当に知らない場合を除き、何が起こったかというと、あなたは無意識のうちに以前の受信者リストに依存していたということになります。誰かがあなたにメールを送信するとき、またはあなたが最初にメールを送信するとき、そのアドレスがこのリストに追加されます。それ以降、相手の名前を入力し始めると、メールはこのリストに基づいてオートコンプリートを実行し、その相手が連絡先に含まれているものとみなします。

良い点は、開けると郵便をクリックして、ウィンドウメニューにある場合は、以前の受信者リストを表示するオプションが表示されます。

ここでは、Apple が与え、Apple が奪います。このリストが表示されるのは良いことですが、リストが非常に長くなる可能性が高いのは問題です。 1 つまたは複数のエントリを選択してクリックするだけで済むのは素晴らしいことです。連絡先に追加。

ただし、このリストには、連絡先に登録しているかどうかに関係なく、メールを送信する全員が含まれているため、長くなっています。名前の横に封筒のアイコンが表示されるので、その人が連絡先にあるかどうかがわかります。さらに、エントリを 1 つ選択し、それが連絡先内の誰かのものである場合、[連絡先に追加] ボタンが淡色表示になります。

ただし、リストを並べ替えて、連絡先を含むすべてのリストを一番下または一番上に移動することはできません。また、リスト全体をエクスポートして Numbers で確認することもできません。少なくとも、SQL データベース検索をいじって、Mail がこのリストをどこに保存するかを知らなければ不可能です。

ただし、すべてを選択して [連絡先に追加] ボタンをクリックすることもできます。仕事は終わりました。ただし、連絡先リストには、詳細を保持することにそれほどこだわるかどうかに関係なく、全員が含まれるようになります。

4. 転送ではなくリダイレクト

誰かがあなたにメールを送ってきた場合、それを他の人に転送して対処することができます。ただし、元のメッセージを相手にリダイレクトすることで、会話から完全に離脱することもできます。

新しい受信者に関する限り、電子メールは直接受信者に届きました。その後、[返信] をクリックすると、応答が元の送信者に返されます。たとえ全員に返信を押したとしても、それを受け取るのは元の送信者だけであり、あなたには届きません。

「メール」でメッセージを選択し、メッセージメニューとリダイレクト。次に、このメッセージを送りたい人のアドレスを入力して、[送信] をクリックします。

これを頻繁に行う場合は、代わりに Shift+Command+E のキーストロークを使用してください。または、通常の返信、全員に返信、転送と並んでメールツールボックスに追加します。これを行うには、メールの上部バーを右クリックして、ツールバーのカスタマイズ

あなたはこの問題を一度も見たことがないかもしれませんし、AppleInsider 読者であれば、たとえ見たことがあったとしても解決策を見つけ出したかもしれません。しかし、実際には添付ファイルを送信しているにもかかわらず、受信者は添付ファイルを送信していないと信じているという問題に常に直面しています。

まあ、何かを添付するのを忘れることはよくありますが、それは指の問題です。これは異なります。私たちは画像を添付しますが、彼らは切り離せる画像を取得しません。

何が起こったのかというと、それらは Windows PC 上にあるということです。メッセージを送信する Mac と受信する Windows の両方が、画像があることを認識し、それを表示します。どちらも役に立つものであり、最初に画像を切り離すのではなく、読者に画像を見てもらいたいと考えています。しかし、実際に添付ファイルを削除するにはそれだけで十分な場合もあります。どういうわけか、画像は背景の壁紙のように機能し、表示することはできますが、それを使用して何もすることはできません。

このような立派な人々は、このようなことが起こるとあなたに対して少し冷淡になる傾向があり、AppleInsider をもっと読むようにと言っても役に立ちません。彼らの視点から見ると、公開する必要のある画像を待っているのに、意図的に何か悪いことをしているように見えます。

「いいえ、いいえ、添付ファイルとして必要です」と、トーンダウンしたものではありますが、よくある返答です。

これが毎回起こっていたら、Microsoft と Apple が解決してくれるかもしれません。しかし、それは私たちが経験しているほど頻繁に起こります。

重要なのは、Mac と Windows が助けようとするのを止めることです。これは、あなたが画像を送信していることを相手に気づかせないようにすることで実現できます。 Finder で画像を選択し、歯車アイコンをクリックするか、マウスまたはトラックパッドを右クリックします。表示されるメニューから、始まる項目を選択します圧縮する。

それは最も明白な解決策ではありません。おそらく画像は JPEG であり、その形式はすでに圧縮されています。これ以上圧縮するつもりはありませんが、それが重要ではありません。アーカイブと zip ファイルはアイテムを圧縮しますが、多くのファイルを 1 つにバンドルすることもできます。それがここで行うことです。

単一の JPEG 画像のみを送信する場合でも、それを圧縮して、その結果として得られるアーカイブを送信します。

Mac も Windows もこれが画像であることを認識しないため、受信者が必要に応じて切り離せる添付ファイルとして表示されるだけです。