iCloud の共有およびコラボレーションツールを最大限に活用する方法

Apple は、iCloud を使用して 2 人が同時に同じドキュメントで共同作業できる方法を何度も取り上げてきました。しかし、社内ではコラボレーションはそれほど重要なことではないようです。もしコラボレーションがあったとしたら、Apple の担当者は間違いなく欠落している膨大な機能を修正したはずです。

長年にわたり、私たちは Apple のクラウドサービスに対して「嫌い/嫌い」の関係から、「好き/嫌い」の関係になりました。私たちは今、そのことに完全に夢中になる日が来るでしょう。そのとき、私たちは愛と愛の関係にあると考えるか、あるいはそれを当然のこととして考えて何も考えなくなるでしょう。今日は違います。

公平を期すために言うと、iCloud は多くの点で優れています。しかし、iCloud には非常に大きなキー障害が 1 つあり、それだけでも代わりに Dropbox を使用する理由になります。

iCloud ではフォルダーを共有できません。あなたができる方法ではありませんドロップボックス、GoogleドライブまたはMicrosoft OneDrive。これを行う唯一の方法は、Dropbox を利用する回避策です。

共有フォルダーは非常に大きな省略であるため、最初にそれに気づいたときには、間違いであることがわかります。それは特に、人々が喜んでドキュメントを共有し、同時に作業している様子を Apple が頻繁に見せているからである。ただし、それは異なります。それは文書に関するものです。一度に 1 つずつ共有する個々のドキュメントを共同編集することはできますが、必要なときにいつでも使用できる請求書のフォルダーを作成することはできません。

回避策

あなたが本当に望んでいるのは、あなたとあなたが選んだ他の人が一緒に使用できるフォルダを持つことです。同僚が自分で保持する別のフォルダーを使用して、最新の状態に保たれるフォルダーを作成できます。

あなたは自分のフォルダを iCloud に保存でき、相手も自分のフォルダを好きな場所に保存できますが、両者とも仲介者として Dropbox を使用する必要があります。また、両方とも使用する必要がありますヘーゼルつまり、このユーティリティには iOS または PC バージョンがないため、両方とも Mac を使用している必要があります。

iCloud Drive にまだ存在しないドキュメントを共有しようとするとエラーが発生する

Hazel はフォルダーを監視し、フォルダー内に何かが追加または変更されると、アクションを実行し、指示されたことをすべて実行します。

まず、どのフォルダーを監視するかを指定する必要があります。

iCloud Drive にフォルダーを作成し、同僚に自分のフォルダーまたは他の場所にフォルダーを作成するように伝えます。次に、Dropbox に 3 番目のフォルダーを作成し、それを共有します。この Dropbox フォルダーは単なる配信メカニズムとなり、ファイルを相互にやり取りする手段になります。

したがって、一時的なものだとわかる名前を付けてください。Dropbox がいっぱいになったときに、これを問題なく削除できることがわかるような名前を付けます。これをトランスポートバッファと呼びます。

次に、このトランスポートバッファフォルダを iCloud フォルダと同期しておくように Hazel に指示します。同僚にも Dropbox フォルダで同じことをしてもらいます。

今後、iCloud フォルダにファイルを追加すると、そのファイルは Dropbox にコピーされます。その後、同僚の Dropbox フォルダにも表示されるため、Hazel のコピーは同じファイルを好きな場所にコピーできます。

Hazel を使用して他のフォルダーの同期を維持する

同期とコピーを組み合わせて実行することもできますが、最終的にはすべてのファイルが期待どおりの場所に保存されます。

無意味

しかし、なぜ両方とも Dropbox の 1 つのフォルダを使用してそれで終わりではないのか不思議に思うはずです。私たちはそれを理解するだけでなく、人々が iCloud ではなく Dropbox を好む傾向があるのはまさにこのためです。

さらに、セットアップが面倒であるだけでなく、プロセス全体で信頼できるのは Hazel だけです。あなたまたは共有相手が間違いを犯して、フォルダ内の間違ったファイルを編集すると、システムは崩壊します。二人が同時に同じファイルで作業している場合、Hazel、Dropbox、または iCloud は競合があることを認識するかもしれませんが、私たちは競合に自分たちの作業を賭けません。

ただし、共有することとコラボレーションすることは別のことです。多くの作業で共同作業する場合、この回避策は少なくともすべてが同じ場所にあることを意味します。

それでもなお、おっしゃるとおり、私たちは Apple に対し、iCloud に関するこの 1 点を変更するよう懇願したいと思います。共有するフォルダーを指定して、個々のドキュメントをできるだけ簡単に共有できるようにしてください。

実際には、個々のドキュメントを共有することは、特定の方法で簡単になる可能性がありますが、特定のファイルを使用してセットアップすると、非常にうまく機能します。

問題は、ドキュメントを設定しているとき、ドキュメントを持っていて、それについて他の人と共同作業したいときに発生します。何をする必要があるかについての理論は単純であり、より良い方法を知っていると言ったら嘘になりますが、障害もあります。

1 つは用語です。現在、macOS 上で実行される多くのアプリには共有機能が含まれていますが、iCloud 経由で共同作業できるのは Apple の iWork アプリだけです。

これは Numbers や Keynote でも実行できますが、すべてがどのように機能するかを示す例として、Pages でドキュメントを開いてください。をクリックしてくださいコラボレーションするメニューバーのボタン。

ドキュメントを共有する相手の選択

表示される [ユーザーの追加] ダイアログには、たまたまインストールしたアプリを操作するためのオプションが含まれているため、全員の Mac で見た目が異なります。ただし、最初の 4 つは常に郵便、メッセージ、リンクをコピーそしてエアドロップ。

表面的にはシンプルに見えます。をクリックしてください郵便またはメッセージたとえば、誰かをコラボレーションに招待する方法は次のとおりです。をクリックしてください共有Mac では、宛先を指定するための新しいメールまたは新しいメッセージが開きます。

クリックするだけですリンクをコピーまたはエアドロップ代わりに、クリックする前に、共有ボタンをクリックすると、電子メールアドレスまたは電話番号を追加するように求められます。

AirDrop を選択する最大のポイントは、隣にいる誰かに AirDrop できることですが、それでも相手の電話番号を取得する必要があります。そして、[リンクをコピー] を選択する最大のポイントは、そのリンクをグループメールで十数人に送信したいのに、ここに少なくとも 1 つ入力する必要があるからです。

わざわざ自分のメールアドレスを入力する必要はありません。入力したアドレスが自分の連絡先カードにあるアドレスのいずれかである場合、それは受け入れられますが、共有ボタンはグレー表示されたままになります。

乱雑な

をクリックしてください郵便その後共有。 [メール] に移動すると、宛先が指定されて送信されるのを待つ招待メールが表示されます。

あとは、その宛先が招待状を受け取るのを待つだけです。

受信者がドキュメントでの共同作業への招待をどのように認識するか

ただし、Mac と iOS の両方が、あなたとあなたの共同編集者が同じバージョンのアプリを使用している必要があると報告します。したがって、Pages ドキュメントを共有した場合、受信者も Pages とその適切なバージョンを使用している必要があります。

それは決して不合理なことではありません。 1 人が Pages で文書を書き、もう 1 人が Word で作業できるとしたら、それは奇妙なことでしょう。

ただし、受信者がまだ iOS 11 を使用している iPad ユーザーであるとします。受信者は、ドキュメントを読むためには Pages の最新バージョンに更新する必要があるという通知を受け取ります。

通知には更新ボタンもあるので、それをタップすると App Store に移動します。 App Store が「いいえ」と言わない限り、あなたはすでに最新バージョンを入手しています。

見た目ほど役に立ちません。このエラーは、iOS も更新する必要があるという事実を隠します。

欠けているのは、両方とも最新バージョンの iOS または macOS を使用している必要があるということです。受信者は iOS 11 で実行できる最新の Pages を使用していますが、それだけでは十分ではありません。

それを説明してください

このプロセスを通じて、話すのが難しい人たちをすでに思い浮かべることができます。

Apple は最新バージョンに関するビジネスをもっとうまく進めることができ、間違いなく改善できるでしょう。人の追加ダイアログ。ただし、これらの問題を除けば、原則は Google が長年使用してきたものとまったく同じです。

Google がどこでも機能するという理由だけで、慣行が異なります。誰かが送信したドキュメントを共同編集するには Google アカウントが必要で、そのドキュメントは相手の Google ドライブに作成されている必要があります。

Google アカウントをお持ちでない場合は、手順に従ってアカウントを作成してください。Google は喜んでアカウントを作成します。手順に従うだけで、どのバージョンのソフトウェアを持っているか、持っていないかを考える必要はありません。人々がどのような種類のデバイスを使用しているかについて考える必要はありません。

厳密に言えば、iCloud を使用すると、Mac、iOS、PC 間で共同作業できるため、デバイスに関する最後の懸念から解放されるはずです (ユーザーが iCloud を使用している場合)。icloud.com。

iCloud.com で共有ドキュメントがどのように見えるか

このサイトは注目に値します。Pages、Number などの完全に動作するバージョンがあり、PC 上のブラウザーで使用できます。私たちはプレゼンテーションにこの方法で Keynote を使用してきたので、その使いやすさを高く評価しており、それがどれほどよくできているかを認識しています。

ただし、iCloud.com を使用している人がどれほど少ないかを示す数字を知りたいと思っています。あなたが Apple ユーザーであれば、これらのアプリがデバイスにインストールされているため、オンラインのアプリを使用するメリットはありません。そして、あなたが PC ユーザーであれば、icloud.com について聞いたことすらないでしょう。

したがって、実際には、同僚がどのようなデバイスを使用しているかを考慮する必要があり、設定を行うまで常に会話について考える必要があります。

ただし、公平を期すために言っておきますが、二人でドキュメントを共同作業すると、iCloud はそれを非常にうまく行ってくれます。

Apple のプレゼンテーションで 2 人が一緒にドキュメントを作成すると、非常に派手に見えます。また、これは、全員が作業する 1 つのドキュメントを中央に配置する必要があるグループに所属している場合に非常に便利です。

しかし、私たちにこの機能を与え、共有可能なフォルダーの一見シンプルなものを否定するということは、コラボレーションが iCloud がまだ苦手な領域の 1 つであることを意味します。

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